Blog mình đến nay cũng đã được hơn 8 năm rồi, thế mà mấy năm gần đây mình lười viết bài quá :( Phần cũng vì mải cuốn theo công việc, phần cũng vì lười ko muốn viết bài. Thường thì có những kiến thức gì mới đối với mình, mình sẽ note lại trên blog này, một phần muốn lưu giữ khi cần có thể xem lại, một phần có thể giúp các bạn tìm được những câu trả lời hoặc cùng mình khám phá những mẹo hay.

Thông thường, mình sẽ phải làm báo cáo công việc trong tuần vào cuối mỗi tuần, và khi công việc đã kết thúc thì sẽ xóa phần công việc đó đi. Hàng tháng, hàng quý khi tổng hợp báo cáo những nội dung đã làm được trong tháng, quý, khi đó bạn lại cần phải lục lại các báo cáo cũ để tổng hợp lại những đầu mục công việc đã làm được. Công việc sẽ phức tạp và tốn thời gian hơn rất nhiều.

Thay vào đó, mình nghĩ tại sao trong excel có ẩn hàng, ẩn cột, mà trong word mình không thử tìm hiểu xem nó ẩn bằng cách nào. Hãy cùng mình tìm hiểu nhé.

1. Ẩn nội dung trong văn bản word là gì, và vì sao phải ẩn?
2. Làm sao để ẩn nội dung và các đối tượng trong văn bản?
3. Bỏ ẩn đoạn văn bản hoặc đối tượng đã ẩn?
4. Cách xóa toàn bộ các nội dung đã ẩn.

Ẩn nội dung trong văn bản word là gì, và vì sao phải ẩn?

Như mình đã nói ở trên, thay vì xóa văn bản đi, ẩn văn bản có thể là để khi cần tổng hợp lại nội dung, các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn về văn bản của bạn mà không phải mất công tìm lại các nội dung cũ. Hay là bạn in văn bản nhưng muốn ẩn một số nội dung trong đó. Hoặc là các đoạn văn đó chỉ là các ghi chú chỉ dành riêng cho bạn... Nói tóm lại là chắc không cần giải thích nhiều về lý do nữa đúng không 

Về căn bản, Word ẩn văn bản bằng cách sử dụng các dấu định dạng (Dấu định dạng) — giống như cách bạn định dạng văn bản là in đậm hoặc in nghiêng. Thay vì xóa văn bản, Word áp dụng một dấu định dạng có ndajng "không hiển thị văn bản này".

Có một lưu ý quan trọng ở đây: Bởi vì văn bản ẩn chỉ là văn bản thông thường có áp dụng các dấu định dạng (đã giải thích ở trên), nên bất kỳ ai có thể chỉnh sửa tài liệu đều có thể tìm kiếm văn bản ẩn và hiển thị nó. Vì vậy, đây không phải là một biện pháp bảo mật. Nếu bạn không muốn ai đó đọc nội dung bạn đã viết, hãy xóa toàn bộ văn bản hoặc không gửi file này cho họ.

Hiện tại, bạn chỉ có thể thực hiện việc này trong ứng dụng Word trên máy tính. Các ứng dụng Word Online và Word dành cho Android và iPhone không (chưa) cho phép bạn ẩn văn bản.

Làm sao để ẩn nội dung và các đối tượng trong văn bản?

Bước 1: Đầu tiên là bạn phải chọn đoạn văn hoặc nội dung cần ẩn. Có thể là một câu, chứ không nhất thiết phải là một đoạn văn.

Bước 2: Sau khi chọn xong, các bạn vào menu Home, chọn nút như ở hình dưới để mở hộp thoại Font (Phím tắt là Ctrl + D)

mo-hop-thoai-fontBước 3: Hộp thoại Font hiện lên, bạn tích vào ô Hidden và nhấn OK

hop-thoai-fontNhư vậy là văn bản đã ẩn đi như nó chưa từng xuất hiện vậy 

VERY IMPORTANT: Nếu những click chuột trên là quá nhiều bước và phức tạp với bạn thì phím tắt này sẽ hữu ích với bạn đấy: Ctrl + Shift + H. Mình là người dùng máy tính cũng khá nhiều và việc sử dụng phím tắt đối với mình như là 72 phép thần thông của Tôn Ngộ Không vậy, giúp mọi việc nhanh hơn rất nhiều.

Đối với hình ảnh hoặc các đối tượng khác trong văn bản, bạn cũng làm như vậy, nhưng với điều kiện là hình ảnh/object đó phải sử dụng chế độ "In line with text".

in-line-with-text

Bỏ ẩn đoạn văn bản hoặc đối tượng đã ẩn?

Nếu đã ẩn rồi thì cũng đến lúc phải túm cổ nó lôi lên để xem chứ. Như đã giải thích, nó chỉ là một đoạn văn bản sử dụng định dạng đặc biệt để không hiển thị mà thôi. Để hiển thị, các bạn vào tab Home, click vào Show/Hide.

show-hide-format

Các đoạn văn bản ẩn sẽ hiển thị với những dấu gạch chân dạng chấm chấm chấm.

show-hide-paragraphĐể hiện lại đoạn văn bản hoặc hình ảnh/đối tượng, bạn chỉ cần bôi đen chọn đoạn văn bản/đối tượng đó và làm ngược lại quy trình lúc nãy là được. Tức là nhấn Ctrl + D để mở hộp thoại Font, bỏ tích ô Hidden và bấm OK. Hay đơn giản hơn là bôi đen và bấm Ctrl + Shift + H.

Sau khi làm xong thì nhớ bấm lại vào nút Show/Hide để tắt các dấu định dạng đi nhé.

Cách xóa toàn bộ các nội dung đã ẩn.

Vậy trong trường hợp văn bản của bạn có rất nhiều đoạn bạn đã ẩn, mà giờ muốn XÓA tất cả các nội dung ẩn thì phải làm sao cho nhanh? Đơn giản thôi. Bạn mở menu File -> Info -> Check For Issues -> Inspect Document.

inspect document 1

Hộp thoại Document Inspector hiện ra, bạn tích vào ô Hidden Text và nhấn Inspect.

inspect document 2.png

Nếu nó tìm thấy bất kỳ văn bản ẩn nào, nó sẽ hiển thị cho bạn nút Remove All. Nhấn vào đó để xóa tất cả văn bản đã ẩn trong tài liệu.

remove inspect

LƯU Ý RẤT QUAN TRỌNG: Nhắc rồi nhé, đọc cho kỹ đoạn này nè. Bạn không thể hoàn tác (undo) hành động này, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn thực sự muốn xóa tất cả văn bản ẩn, hoặc tốt nhất bạn nên lưu thêm một bản sao trước khi thực hiện hành động này.

Hãy thử ngay và cho mình biết kết quả nhé ;)

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/10 (0 votes cast)

Là một người đam mê tìm tòi khám phá trong công nghệ và sẵn sàng chia sẻ những gì mà mình biết.

Leave a Reply


two + = 9